客户及第三方隐私声明

生效日期:2021年11月

瑞生国际律师事务所(“瑞生”或“本所”)致力于以负责任的方式收集、保管及使用客户及业务联系人的个人信息。本所受欧洲、英国及各地数据保护法律条文的严格规范。本所拥有一套具法律约束力的企业规则,承诺以统一标准收集、使用及管理所收集的个人信息。该企业规则详情请参阅下文。请参阅第5部分国际转移

本隐私声明对我们如何收集、使用及披露客户及其他业务联系人的信息做出解释,并明确您对自身个人信息所享有的权利,请务必仔细阅读。

1. 我们是谁?

2. 本声明的适用对象是谁?

3. 哪些信息受到保护?

4. 我们所收集的信息及其用途

5. 国际转移

6. 披露

7. 服务提供商

8. 资料更新

9. 保留

10. 您的权利

Appendix 1

1. 我们是谁?

瑞生在世界各地以根据(美国)达拉华州法律组建的有限责任合伙形式运作,其中在法国、香港、意大利、新加坡及英国的业务以关联的有限责任合伙形式进行,在日本的业务则以关联合伙形式进行。瑞生在以色列通过一家有限责任公司运作。瑞生于南韩以外国法律顾问办事处的形式运作。The Law Office of Salman M. Al-Sudairi是瑞生于沙特阿拉伯王国的联营办事处。
本所世界各地办事处的联系方式可登陆www.lw.com查询。您的个人资料的数据管理者为与您对口的瑞生实体或实体及/或瑞生国际律师事务所。

2. 本声明的适用对象是谁?

客户

本声明的适用对象包括与我们有业务往来的个人客户(包括潜在客户),以及在客户委托、终止委托及新客户关系管理过程中所收集的个人信息。

本声明也适用于我们在提供法律服务过程中所收集到的客户的雇员的个人信息。在此情况下,我们的主要客户联系人应确保所有受影响的人士知悉其个人信息将提供予我们以及有关信息的用途,例如向他们提供本声明。 

业务联系人

本声明的适用对象也包括并非本所现有或前客户,但要求本所提供电邮提示及刊物等通讯材料或参加本所举办活动(不论是本所独办或与合作机构合办)的人士的个人信息

其他公司联系人

本声明的适用对象也包括与本所建立了业务安排的人士(包括服务供应商、代理及他方当事人)的个人信息。

3. 哪些信息受到保护?

在本隐私声明中,“个人信息”指可以直接或间接用于识别个人身份的任何电子或书面信息,包括姓名、身份证号码、位置数据、在线标识符,或特定于某人的身体、生理、遗传、精神、经济、文化或社会身份的一个或多个因素。

个人信息也包括可用于确定或推断某些个人特征的特殊类别个人信息(“特殊类别数据”),包括种族或族裔、政治观点、宗教信仰或其他类似性质的信仰、工会会员身份、身体或精神健康状况(包括生物识别及遗传数据)、性生活/取向或司法数据(包括有关犯罪或被控犯罪的信息以及任何入狱或处罚记录)。

瑞生只会在必要情况下收集特殊类别数据作下述任一用途。我们收集该等信息的时间及原因请参阅第4部分“我们所收集的信息及其用途

4. 我们所收集的信息及其用途

瑞生可将您的个人信息用于下文所述多个用途。瑞生只会收集及使用下列个人信息,包括为客户提供法律服务所必需的;与业务及/或公司联系人建立及/或维持业务关系所必需的;向个人提供瑞生以合理理由相信其感兴趣的服务及活动信息,及/或向个人提供其以其他方式确定愿意接收的服务及活动信息时所必需的。在过去12个月内,瑞生曾收集以下类别的个人信息:

  • 标识符(如姓名、联系信息和识别号码);
  • 生物特征信息(如照片);
  • 商业信息;
  • 专业或就业相关信息;
  • 公开的社交媒体和新闻报道;
  • 受保护分类的特征(如国籍、政治归属、公民身份);和
  • 音频和视频记录(如闭路电视记录、在线会议和网络研讨会)

我们收集信息的目的、所收集的信息、信息来源以及本所法定权力基础的详情请参阅附录一

在若干情况下,您必须向本所提供个人信息以便本所向您(或您的雇主)提供服务、与您建立关系或履行本所的法律责任。

身份、冲突、反洗钱及其他调查

本所在新客户关系管理过程中会收集到关于客户及客户联系人的若干信息。这个过程称为尽职调查或“了解客户程序”,包括以下部分或所有步骤:

  • 身份核实:名称及地址证明
  • 企业及其他法律实体的最终实益拥有权
  • 利益冲突调查:为了避免与任何其他客户发生利益冲突
  • 反洗钱、犯罪得益及恐怖分子集资活动调查
  • 重要政治人物调查:在政府、司法机构、法院、央行、大使馆、武装部队及国有企业担任重要职位的人士,包括其家庭成员及关系密切的人士
  • 政府制裁名单调查

这些调查是出于法律、监管或商业理由,且在本所受委托期间可能不断进行。因此,您向我们提供所有必要信息及文件尤为重要,否则可能会影响到我们为您提供服务的能力。

如果我们在客户账户中为您保管资金,我们可能会被要求向管理该账户的银行提供您的身份信息。

我们可能使用第三方资源来获取这一部分的信息。详情请参阅附录一。

法律服务的提供

本所可能在受委托期间收集或生成更多关于您的信息以便提供法律服务,在此过程中可能会收集到客户机构的雇员信息,例如为客户处理业务出售、搬迁项目或购股计划时。此外,我们可能会收集信息来建立客户档案,其中可能包括关于推介、费用、出席的活动和业务发展的信息,以及公开的社交媒体和新闻报道,这样我们可以更好地维系和了解客户关系。我们也可能会收集有关仲裁当事人和本所律师作为仲裁员参与其中的仲裁的其他个人的信息。 

我们可将您的个人信息作以下用途:

  • 管理我们的关系及维持合约关系
  • 会计及税务用途
  • 市场推广及业务发展 
  • 履行本所的监管责任
  • 确立、行使或保护合法权利
  • 防止及侦查犯罪活动
  • 记录及统计用途

其他商业互动

在您与本所的业务或其他商业往来中,我们可能收集或生成关于您的资料。我们可将有关个人信息用于管理我们的关系以及维持合约关系、作会计及税务用途以及履行我们的监管责任。

在我们办公场所收集的信息

您访问我们的办公场所时,本所或我们办公室楼宇管理实体的闭路电视系统可能会摄录到您的影像。大厦的出入控制系统也可能会记录您进出我们办事处的时间、日期及地点。

通信

在法律允许的情况下,瑞生可记录及/或监控经本所网络收发的通话及电子通信以保护我们的业务以及查核是否符合我们的政策及相关的法律要求。任何该等记录及/或监控将以合法方式并根据适用法律法规进行,其目的包括:

  • 记录事实(包括将语音信息变成文字)
  • 遵守本所的政策和程序
  • 遵守适用的法律法规
  • 防止及侦查犯罪活动
  • 监控本所网络系统的有效使用及运作

如果您参加WebEx、Zoom或类似的在线会议、活动、网络会议或视频会议,该电话或会议的内容(视频和音频)可由瑞生或我们的服务提供商录制。所保留的录音可能用于本所的合法商业目的。请注意,在相关法律事项中可能会发现录音。

为了提高通信效率,通信及文件可能会用未加密的电邮发送。您将会注意到,这并不保证为一种安全的通信方式,电邮的交付也没有任何服务标准。如不希望我们使用未加密的电邮,请向您的瑞生联系人提出。

市场推广及业务发展

我们可能会将您的联系方式交予法律名录,以便他们与您联系取得关于本所的评价。执行此操作时,我们会通知您,如果您不希望以这种方式与您联系,您将有机会告诉我们。

我们可以使用您的个人信息以电邮或邮递、社交媒体或社交网站向您发送关于我们的服务、法律及业务发展、宣传册、新闻稿、座谈会及讲座邀请的资料。登入我们的网站后,您可以选择感兴趣的执业领域及题材,也可以随时更新您的偏好设定或退出。关于如何行使您的权利的详情,请参阅下文第10部分“您的权利”。

活动

如您参加本所独办或协办的活动,在活动登记过程中,我们会收集您的联络信息,包括您的餐饮要求以及任何健康问题或残疾信息,因为这可能会影响到您是否能够出席或参加活动。我们也可能会要求提供送货地址(可能是您的住址),以便向参加活动的人士发送礼物或其他物品。

与合作机构合办或在第三方会场举办的活动,我们可能需要向合作机构、活动筹办机构或会场提供您的个人资料,但我们只会向其提供活动所需的最少信息。

与合作机构合办的活动,合作机构将负责通知您希望进行的任何市场推广安排,必要时将征求您的同意。

如果活动是在线进行的,我们可能会进行视频和/或音频录制。在活动开始之前,您将收到有关此事的通知,以便您选择是否参加录制的会议,或在活动期间是否保留个人详细信息。

董事会推荐计划

如果您选择注册“董事推荐计划”,我们可能会将您的联系方式和其他相关个人信息传递给第三方,以使这些第三方能够考虑您在董事会的职位或其他类似机会。

5. 国际转移

瑞生是一家国际性律所,在世界各地均有业务运营。相同于大部分国际公司,瑞生将若干客户资料、���录及管理集中在美国、英国、比利时、新加坡及香港作中央化管理。再者,如客户委托项目覆盖超过一个辖区,本所内部所有参与有关项目的人员都需要取用有关资料。因此,您的个人信息可能会从原来的国家转移到其他地方(包括转移到欧洲经济区及英国以外的地方),并由本所世界各地的其他内部人员取用。

瑞生会采取一切必要的安全及法律预防措施,确保在本所内部转移的个人信息安全及完整。本所已实施具法律约束力的企业规则(“BCRs”),据此,本所内部可以根据适用的欧洲及英国隐私权法律,将来自欧洲经济区及英国的个人信息转移到世界各地。BCRs规定,瑞生各地的实体及办事处需要使用统一标准保护个人信息。因此,不论您的个人信息在本所内部任何位置,其将受到相同标准的措施保护。

查阅本所的BCRs请点击此处

您的个人信息也会被瑞生的服务供应商获取,该等供应商可能位于美国或其他辖区。详情请参阅下文第7部分服务供应商

6. 披露

瑞生在以下情况下可披露您的个人信息:(i) 对附录A所述目的而言必要的情况;(ii) 适用法律规定的情况;(iii) 本所重组或与另一律所合并时;(iv) 相信有关披露对于委托条款或其他协议的执行或应用,以及保护及捍卫瑞生的利益、财产或安全而言是必要的;(v) 为了遵从司法程序、法院判令或履行其他法律责任,或回应监管或政府查询时;或(vi) 已征求您的同意。

请注意,在若干辖区,瑞生有责任向相关监管机构上报反洗钱、恐怖分子集资活动、内幕交易或相关法律所订明的可疑交易及其他可疑活动。本所也可向警方及其他执法组织举报任何可疑的犯罪活动。我们可能不得事先向您通知有关信息的披露甚至完全不得向您作出通知。

客户、业务及公司联系人的个人信息可能提供予下列第三方接收者:

  • 税局及海关部门
  • 监管、金融及其他专业组织 
  • 证券交易所及上市机构
  • 公司董事及股东的公共登记注册处
  • 公共卫生部门
  • 身份核实服务提供商
  • 信贷记录机构
  • 法院、警方及执法部门
  • 政府部门及机构
  • 审计师及专业顾问(包括专业弥偿保险人及顾问)

在上述情况下,瑞生将尽一切合理努力披露最少的必要个人信息。

在过去的12个月中,我们出于商业目的曾披露附录1中所列类别的个人信息。

7. 服务提供商

向瑞生提供服务的第三方称为“服务商”。瑞生与服务商的合同中将订明有关隐私权法律的规定。服务商需采取适当的安全措施保护个人信息,不得使用本所指示范围以外的个人信息。

代表本所处理个人信息的服务商可能位于美国、欧洲、英国或世界各地。瑞生将确保服务商遵守适用于将个人信息转移到收集所在地以外辖区的任何法律规定。如数据是从欧洲经济区或英国出境到未获欧委会授予“足够”状态的国家,瑞生将要求服务商执行将个人信息转移到被适用欧洲及英国隐私权法律制裁的第三国的标准合同条款。

如欲了解更多关于服务商的资料,请联络全球数据保护办公室

8. 资料更新

瑞生致力于保持所保有个人信息的准确性及完整性。为了确保我们拥有您的最新信息,更新您的联系方式或其他个人信息尤为重要。请与您的客户关系合伙人或与您联系最密切的本所人员联系。您也可以联系瑞生的全球数据保护办公室

9. 保留

个人信息只会在上文第4部分 “我们所收集的信息及其用途” 所述用途所需的时间内保留。请注意,不同辖区的信息保留时间可能不同。

客户资料的保留时间详述于我们的委托函内。

为了确立、行使及保障我们的合法权利以及作存档记录用途,我们可能较长时间保留有关信息。我们将在实际可行情况下移除、替代或禁止取用可用于识别个人身份的信息,使该等信息变成匿名状态。

10. 您的权利

在某些情况下(受某些例外情况和适用法律的规限下),您可能拥有以下关于您的个人信息的权利:

  • 下述各项的知情权:(i)所收集的具体个人信息;(ii)个人资料的类别;(iii)个人信息来源类别;(iv)收集个人信息的业务或商业目的;(v)出于商业目的披露的个人信息类别;以及(vi)与之共享个人信息的第三方类别;
  • 如果您的个人信息不完整或不正确,有权要求更正;
  • 有权在任何时候选择不接收营销传播;
  • 要求删除您的个人信息的权利;
  • 限制或反对处理您的个人信息的权利;
  • 有权以结构化的、常用的、机器可读的格式(称为“数据可携性”)接收您提供给本所的个人信息的副本;
  • 如果您自愿提供个人信息,或以其他方式同意其使用,则收回您的同意的权利;
  • 如果您行使《2018年加州消费者隐私法》赋予您的任何权利,则不受歧视的权利;
  • 向数据保护机构投诉的权利(见下文)。

如果您有在线帐户,您可以使用帐户管理工具访问、更新和更正您的个人信息,包括您的营销选择。您也可以在任何时候通过unsubscribe@lw.com与我们联系,选择不接收营销和市场研究通信。

瑞生不会也将不会出售《加州2018年消费者隐私法》定义的您的个人信息。
如果您对本声明有疑问或希望行使您的权利,请通过GlobalDPO@lw.com联系瑞生全球数据隐私办公室。加州居民也可以拨打我们的免费电话(866)596-3896。你也可以委托代理人代您提交申请。 

一旦收到您的请求,本所全球数据隐私办公室的成员将在适用法律规定的时间内与您或您的代理联系,确认您的请求已收到,并在必要时收集有关您的请求的更多信息。根据请求的性质,可能会要求提供更多的信息。您或您的授权代理人可能需要提供以下资料:

  • 身份和地址证明(如驾驶证或有效护照复印件);
  • 如果您是授权代理人,请明示您所代表的个人的公证许可;
  • 对您希望行使的权利的描述,以及您的请求所涉及的信息。

请注意,如果我们无法核实发出请求的人为我们收集信息的人,或者该人是否获授权行事,我们可能没有义务提供个人信息或删除任何数据。我们为核实您的身份而向您收集的任何个人信息将仅用于核实目的。

如果您认为您的个人信息的收集或使用违反了相关的私隐法例或瑞生的BCRs,您也有权向资料保护机构投诉。如果您位于欧盟,这将是您所在国家的数据保护机构。或者您可以联系Hesse Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (Hessischer Beauftragter fuer den Datenschutz und die Infromationsfreiheit),地址为PO Box 3163, 65021 Wiesbaden, Germany。更多信息和联系方式请访问https://datenschutz.hessen.de/。有关向瑞生或资料保障当局投诉的进一步资料,请参阅瑞生的“数据私隐投诉程序”。

如果您希望以另一种格式收到本政策,请通过GlobalDPO@lw.com联系瑞生全球数据隐私办公室。

Appendix 1

 
注意:我们感谢您对瑞生国际律师事务所的关注。如果您的询问事项涉及法律问题,且您还不是我所的委托人,请您不要传输任何保密信息给我们。在开始一项代理之前,我们必须确定我们是否能够协助您,并与您就委托协议的条款和条件达成一致。在我们完成以上步骤之前,我们和您之间不能被视为存在律师-委托人关系,且我们没有职责对您发来的信息进行保密。感谢您的理解。